Как организовать домашние документы

сортировка семейных документов

На протяжении жизни у каждого из нас накапливается огромное количество документов – личные, домашние, семейные. Большинство из них мы должны хранить и тщательно беречь, потому что время от времени они нужны для оформления новых бумаг в тех или иных инстанциях. Личные и семейные документы восстанавливать трудно, долго и сложно, поэтому каждая семья придумывает свою систему организации личных документов.
Как организовать хранение документов дома?

Начните с пересмотра документов и их классификации по важности

Разложите перед собой все, что нужно систематизировать: личные документы, медицинские карты и договоры, финансовые документы, договоры на квартиру и автомобиль, инструкции, гарантии и даже просто бумаги, которые хочется сохранить на память, включая рисунки детей, фотографии, заметки с идеями и важной информацией.

Для хранения всех бумаг требуется много места. Поэтому на данном этапе мы будем разбирать все, что у нас есть, не забывая выбрасывать ненужное. Например, где-то срок гарантии уже закончился или у договора истек срок хранения.

Инструкции к купленным товарам и бумаги “на память” можно отсканировать или сфотографировать и перевести в электронный вид, чтобы хранить у себя на компьютере. А ко многим товарам есть электронные инструкции на сайтах производителей или интернет-магазинов. Попробуйте поискать инструкцию к купленному товару в интернете. Если она есть, сохраните ее на компьютере или телефоне, и тогда бумажный оригинал можно не хранить.

Этап сортировки

Все нужные документы объединяем в разные стопки по смыслу. Можно продумать систему сортировки по категориям заранее. Мы предложим вам способ, который кажется нам наиболее удобным:

  • личные документы: паспорт, пенсионное свидетельство, ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты и иные удостоверения личности);
  • семейные документы: свидетельство о браке, рождении;
  • рабочие документы: трудовая книжка, резюме, трудовой договор;
  • медицинские документы: полис ОМС, полис ДМС, пенсионное, справки;
  • документы на движимое и недвижимое имущество: на квартиру, автомобиль, акт купли-продажи, договор об аренде;
  • финансовые: счета на оплату, выписки по картам, реквизиты;
  • договоры с организациями: школой танцев, кружками для детей;
  • то, что остается после покупки товаров: инструкции, гарантийные талоны и чеки;
  • памятные вещи: письма, записи, открытки, просроченные заграничные паспорта с визами и напоминаниями о путешествиях

В рамках одной категории можно выделить несколько подкатегорий. Например, вы можете складывать личные документы каждого члена семьи отдельно: жены, мужа, дочки, сына. Тогда даже ребенок самостоятельно сможет найти свой паспорт или полис.

Также можно упорядочить все по срокам истечения давности. Например, справка о несудимости, которую требуют на многих местах работы, и флюорография действительны только в течение года.

сортировка документов по годам
Источник: pixabay.com

Если вам не подходит этот вариант систематизации, можете просто рассортировать документы по степени необходимости в быту. Например, квитанции об оплате и паспорта лучше хранить в легком доступе, а памятные вещи и договоры можно убрать на верхнюю полку. Остальные в этом случае должны занять “золотую середину”, но для облегчения поиска лучше хотя бы приблизительно разбить их на подгруппы.

Советуем сразу сделать электронные копии на все основные документы. Наличие копий существенно облегчит восстановление документов, если что-нибудь случится с оригиналами.

Фотографируйте или сканируйте самые важные документы. Если вы уже предъявляли оригинал, например, в поликлинике, то в следующий раз достаточно будет назвать его номер с фотографии.

Организация хранения

Теперь документы у нас лежат в нескольких стопках, относящихся к разным категориям. Одна группа больше, другая меньше. В одной особо важные документы, в другой — второстепенные. Отталкиваясь от этих параметров, нам нужно выбрать для каждой из категорий самые оптимальные системы хранения. Рассмотрим несколько вариантов, их плюсы и минусы.

Папка для бумаг

Плюсы:

  • недорогая;
  • легкий доступ к бумагам;
  • в коробке или лотке для бумаг с помощью папок можно добиться большего порядка.

Минусы:

  • поместится немного бумаг
  • все они будут лежать вперемешку, документы меньшего формата могут затеряться
  • из папок-уголков бумаги могут случайно выпасть
  • тонкий пластик недолговечен
  • не впишется в аккуратный интерьер
хранение документов в папке
Источник pexels.com

Для упорядочивания папок используйте самоклеящиеся этикетки и подпишите на них категорию, например «договоры в поликлинику», «недвижимость».

Папки для бумаг могут быть двух видов. В уголках удобно хранить то, к чему мы чаще всего обращаемся, например, квитанции за коммунальные платежи. А договоры, которые нам еще не скоро пригодятся, можно положить в папки, закрывающиеся на кнопку или молнию. Также второй вариант отлично подойдет для хранения медицинских карт и справок, тогда можно будет взять к врачу сразу всю папку.

Лучше папки хранить не просто стопкой, а в коробке или специальном лотке для бумаг.

Папка для файлов

Плюсы:

  • недорогая;
  • можно удобно рассортировать документы по разным файлам;
  • файлы можно менять местами и добавлять новые;
  • в коробке или лотке для бумаг с помощью папок можно добиться большего порядка.

Минусы:

  • файлы со временем помнутся и будут выглядеть неаккуратно
  • не впишется в аккуратный интерьер

Этот вариант похож на первый, только здесь бумаги будут храниться не просто в папке, а в отдельных файлах форматов А4 и А5. На папки и файлы тоже можно наклеить специальные этикетки, чтобы подписать что где лежит. В файлах удобно хранить второстепенные бумаги, к которым мы обращаемся не часто.

организация хранения документов
Источник pexels.com

Подставка или лоток для бумаги

Плюсы:

  • недорогие
  • документы всегда под рукой
  • можно найти стильный дизайн металлической подставки

Минусы:

  • переполненный лоток с бумагами или разноцветными папками смотрится неаккуратно
  • на бумагах скапливается пыль

Подставки и лотки для бумаг идеально подходят для того, что должно быть под рукой: для рабочей документации, школьных тетрадей или рецептов на кухне. Можно подобрать красивый дизайн металлических органайзеров, который украсит ваш стол. В лотках и подставках можно еще больше упорядочить бумаги, если хранить их в папках и файлах.

систематизация документорв
Источник: pixabay.com

Коробка

Плюсы:

  • в большой коробке могут поместиться документы всех категорий;
  • можно найти красивые коробки, подходящие к интерьеру.

Минус:

  • неудобно перебирать все документы в поисках одного нужного.

Коробки отлично подойдут для того, что не понадобится нам в ближайшее время: для памятных вещей или второстепенных договоров. Внутри коробки лучше разместить бумаги в папках, а не просто положить их стопкой. Папки по возможности нужно поставить вертикально, чтобы в любой момент можно было взять любую из них. Довольно красивые, подходящие по стилю к вашему интерьеру коробки можно приобрести в ikea.com или на aliexpress.com. В крайнем случае, можно обклеить простую коробку обоями или красивой упаковочной бумагой.

Портфель из пластика или полиэстера

Плюсы:

  • в портфеле с несколькими отделениями можно систематизировать документы по категориям;
  • все самое основное можно хранить в одном месте.

Минусы:

  • чтобы найти нужную бумагу потребуется достать, по крайней мере, половину портфеля;
  • пластик со временем потрескается и потеряет хороший вид.

Есть портфели с одним отделением, в которых можно разместить несколько папок с документами. А есть папки-портфели с пластиковыми разделителями, в которых можно просто хранить бумаги даже без файлов. На aliexpress можно найти недорогие чемоданчики-органайзеры для большого количества бумаг. Но выглядят они не слишком презентабельно.

Специальные органайзеры

Плюсы:

  • плотные вкладыши не помнутся и не порвутся, в отличие от простых файлов;
  • во вкладышах легко разместятся заламинированные документы;
  • вкладыши можно менять местами и добавлять новые;
  • предусмотрены карманы для документов нестандартного формата;
  • молния не позволит документам случайно рассыпаться, даже есть органайзер упадет;
  • плотный каркас папки защитит архив от механических повреждений;
  • а натуральная кожа защитит от воздействия влаги;
  • органайзер отлично впишется в любой интерьер.

Минус:

  • дороже предыдущих вариантов.

Папка Дела Семейные – это вариант для тех, кто хочет не только навести порядок в доме, но и сделать его уютнее. Все самые ценные документы семьи будут храниться в органайзере из натуральной кожи. Папка отлично впишется в интерьер, ее можно смело хранить на видном месте и даже разместить с ней фотографию в Instagram.

папка для семейных документов в интерьере

В Делах Семейных документы хранятся в плотных вкладышах из европейского пластика и в карманах на кожаных разворотах.

  • На первом развороте удобно разместить те документы, которые мы планируем использовать чаще всего, в их числе: паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении и т.д. Также здесь есть место для флешки, банковских карт и фотографий на документы.
    А под перечисленными отделениями расположился карман для документов нестандартного размера.
  • Благодаря многочисленным карманам во вкладышах из плотного пластика можно позволить себе хранить все документы в разных отделениях. Просто берём любой из них и вставляем его в карман нужного формата.
  • А на последнем кожаном развороте расположились карман для документов нестандартного размера и отделения для банковских карт и визиток.

Плотный каркас в сочетании с натуральной кожей защищают документы от механических повреждений и воздействий влаги. Удобно и то, что папку можно закрыть на молнию, обеспечив полную сохранность домашнего архива.

Если вы выберете вариант с пластиковыми портфелями или картонными коробками, то время от времени их нужно будет менять, так как они потрескаются, погнутся и просто потеряют внешний вид. А если вы предпочтете органайзер из качественных материалов, то сможете на долгие годы забыть о суете с документами и все это время просто наслаждаться эстетичностью и функциональностью аксессуара.

папка для документов на молнии

Дела Семейные станут символом вашей семьи, когда объединят все самые ценные документы в одном надежном месте. Теперь вы всегда будете знать, где они лежат. Вы даже сможете легко объяснить другому, где найти то, что ему нужно. Да и, в целом, дома с папкой станет еще больше порядка и уюта!

Дела Семейные могут стать не только украшением вашего дома, но и отличным подарком на День Рождения, свадьбу и новоселье. Папка представлена на сайте werfstore.ru в натуральной и искусственной коже.

папка для документов Дела семейные
«Дела семейные» внутри

Мы поделились с вами разными способами организации хранения документов дома. Какой бы вариант вы ни выбрали, мы верим, что у вас получится навести идеальный порядок в многочисленных бумагах!

Чем лучше сейчас вы все систематизируете, тем проще потом будет найти любой документ не только вам, но и каждому члену семьи.

Поделитесь этим журналом

Поделиться в facebook
Поделиться в linkedin
Поделиться в vk
Поделиться в email

Вам понравится

Достоинства и недостатки несессера из натуральной кожи

Достоинства и недостатки несессера из натуральной кожи

Стоит ли покупать и дарить престижный аксессуар Автор: Екатерина РычихинаЗнает всё о преимуществах и недостатках натуральной кожи.Текст впервые опубликован в журнале Яндекс Маркета. Несессеры — это удобные аксессуары

Перейти к товару
Close
Укажите Ваши контактные данные:

0
Корзина